El registro de asistencia es una práctica esencial en muchas organizaciones. Consiste en tomar nota de la entrada y salida de los empleados, así como de los períodos de descansos y ausencias. Aunque puede parecer una tarea rutinaria y burocrática, llevar un control de asistencia juega un papel fundamental en la gestión eficiente de los recursos humanos y en la productividad de la empresa. Incluso es necesario para los aspectos contables de un negocio; de hecho, desde la perspectiva de nuestro estudio contable en Perú podemos decirle que con la información proporcionada en este documento nos es posible conseguir información vital para calcular los salarios de los trabajadores; además, nos permite tener un mejor seguimiento de los costos y la contabilización de recursos humanos.
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¿A cuánto asciende la multa por no contar con un registro de asistencia?
Toda empresa de la actividad privada, que tenga trabajadores en planilla, bajo cualquier régimen laboral, tiene la obligación de contar con un registro permanente de control de asistencia, en el cual, los trabajadores deben consignar de manera personal su hora de ingreso y salida, entre otros datos. Esta información está regulada en la Resolución de Intendencia 926-2020-SUNAFIL-ILM, la cual también indica que, al no cumplir con esta disposición, podría llevar a la empresa a ser sancionada por cometer una infracción muy grave, cuya multa podría ascender a S/ 1,200 y un máximo de S/ 32 mil, de acuerdo al régimen laboral en el que se encuentre (micro, pequeña o general).
¿Por qué es necesario el registro de asistencia?
En esta publicación le contamos más acerca de la importancia de llevar este control de los trabajadores.
Ayuda a que la nómina esté en orden
El control de asistencia en el trabajo desempeña un papel fundamental al calcular de forma ágil y exacta las horas trabajadas por los empleados, especialmente en situaciones que involucran diferentes tipos de horas laborales, como extras, nocturnas o festivas. Este sistema de registro garantiza una gestión eficiente del tiempo y un pago adecuado, evitando conflictos salariales y promoviendo la transparencia en el ambiente laboral. Además, contribuye a mejorar la productividad y fomenta un entorno de trabajo responsable y comprometido.
Permite cumplir con la normativa legal vigente
Tener implementado un registro o sistema de control de asistencia nos permite cumplir con la exigencia legal y en caso de alguna fiscalización laboral, evitar cualquier sanción de multa por parte de Sunafil. En caso de alguna controversia sobre las horas trabajadas u horario laboral del personal, nos va a permitir dilucidar, con documentación confiable, la realidad de los hechos.
Es una fuente de información valiosa
Puesto que permite supervisar de cerca la asistencia laboral, es posible recopilar información valiosa que respalda la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, facilita identificar ausencias injustificadas hasta detectar retrasos frecuentes; de esa forma se pueden implementar medidas como una contratación más selectiva y la implementación de planes para mejorar la productividad. Por otro lado, este registro permite identificar la puntualidad y la asistencia constante de los trabajadores, lo que refleja su compromiso con la organización.
Permite establecer beneficios justificados
La puntualidad y la asistencia constante son factores de suma importancia al evaluar el desempeño de los empleados y al otorgar bonificaciones e incentivos. La disponibilidad de un registro de asistencia confiable proporciona la ventaja de basar la asignación de dichos incentivos en criterios objetivos y transparentes. Esto no solo promueve la equidad en el reconocimiento de los empleados, sino que también fomenta su motivación y compromiso con el cumplimiento de horarios y responsabilidades laborales. Al establecer una conexión clara entre la asistencia y los incentivos, se crea un ambiente de trabajo que valora y recompensa el rendimiento constante y puntual de los empleados.
Favorece identificar pérdidas de dinero por problemas con la asistencia
El sistema de registro de asistencia favorece la identificación de pérdidas económicas causadas por problemas relacionados con la puntualidad y la asistencia del personal. Al utilizar esta herramienta, es posible detectar qué empleados abandonan sus puestos antes de tiempo o no cumplen con la jornada laboral establecida. Esto brinda la oportunidad de descontar las horas no trabajadas y evitar fugas de dinero innecesarias. Con esta información precisa, podrá tomar medidas para asegurar que se cumpla con el horario laboral establecido, optimizando así los recursos y evitando pérdidas financieras.
¿Cuál es la información mínima que debe contener el registro de control de asistencia?
El registro de control de asistencia debe contener como mínimo los siguientes datos:
- Nombre, denominación o razón social del empleador
- Número de Registro Único de Cntribuyentes (RUC) del empleador
- Nombre y número de documento de identidad del trabajador
- Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo
- Horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo (horas extras)
Como puede ver, el registro de asistencia no solo es una práctica necesaria para mantener la organización y el control de los recursos humanos, sino que también tiene un impacto directo en la eficiencia y productividad de una empresa. Proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, permite establecer incentivos justificados basados en criterios objetivos y transparentes, y ayuda a identificar y prevenir pérdidas económicas causadas por problemas de asistencia. En S & M Contadores, entendemos la importancia de contar con un registro de asistencia confiable y eficiente, ¿necesita ayuda para implementarlo? Contáctenos.
